Introducción

El presente documento está orientado a guiar a los usuarios de Ugroo© para identifiquen los elementos necesarios para poder operar eficientemente el ERP y puedan obtener los mayores beneficios de la plataforma.

Objetivo

Proporcionar las herramientas necesarias para:

• Ingresar a Ugroo©
• Reconocer la interfaz gráfica empleada
• Administrar el módulo de comercial:
  • Procesos definidos
  • Alta de prerrequisitos
  • Actividades de comercial

Áreas requeridas

Para la ejecución de las actividades del módulo Comercial, se requiere del responsable de Comercial, Compras e Inventarios. Así como la interacción de usuarios clave de la empresa.

Debido a que la solución administra la información de forma integral se requerirá la presencia de las áreas que tendrán afectación directa con la información generada, las cuáles serán:

• Inventarios, Compras, Producción, Costos, Contabilidad y Sistemas.

Mecánica para ingresar a Ugroo©

En esta sección del documento se detallarán los elementos y requisitos necesarios para que el usuario pueda ingresar a la herramienta.

Rutas de acceso

Se cuenta con 1 instancias de la solución de Ugroo©:

1. Ambiente
   • Tiene el objetivo de validar el modelo de negocio a implementar en las empresas
   • Realizar las capacitaciones a los nuevos usuarios
   • Validar funcionamiento de desarrollos personalizados y/o reportes
   • La dirección de acceso es: https://ugroo.com

Datos para ingresar

El usuario y contraseña es definida por el Administrador de la plataforma, la contraseña podrá ser modificada posteriormente por el usuario por medio de su perfil o recuperando la contraseña.

Con la información generada el usuario deberá ingresar:

• Ruta correspondiente https://www.ugroo.com/
• Usuario definido.
• Contraseña.

Bloqueo de sesión

Cuando se ingrese de forma errónea más de tres ocasiones a Ugroo©, el sistema indicará que se ha bloqueado el acceso y tendrá que esperar 15 minutos. En caso de necesitar el desbloqueo de forma urgente contactar a hola@ugroo.com o con alguno de los administradores de la plataforma.

A razón de que el equipo o dispositivo se suspenda, hiberne o apague la sesión quedará bloqueada, una vez que ésta sea cerrada correctamente, esta quedará disponible para ingresar desde cualquier otro dispositivo, de lo contrario le marcará acceso denegado.

Actualizaciones de Ugroo©

Las actualizaciones, mejoras y correcciones, se realizan en un proceso fuera de horarios laborales, con la finalidad de no afectar las operaciones de la empresa. Para que estos se vean reflejados en la sesión del usuario, es necesario borrar las "Cookies" de los navegadores de internet, se recomienda activar la siguiente función:

• Internet Explorer: "Herramientas" -- "Opciones de internet" -- "Eliminar el historial de exploración al salir" -- "Eliminar" -- "Cookies y datos del sitio web" -- "Eliminar" -- "Aplicar" -- "Aceptar"
• Mozilla Firefox: "Menú" -- "Opciones" -- "Privacidad y seguridad" -- "Historial" -- "Usar una configuración personalizada para el historial" -- "Limpiar el historial cuando Firefox se cierre" -- "Configuración" -- "Cookies" -- "Aceptar"
• Microsoft Edge: "Configuración y más" -- "Configuración" -- "Elige lo que quieres borrar" -- "Cookies y datos de sitio web guardados" -- "Siempre borrar esto cuando cierre el navegador" -- "Activar" -- "Borrar"
• Google Chrome: "Personaliza y controla" -- "Configuración" -- "Configuración avanzada" -- "Borrar datos de navegación" -- "Cookies y otros datos de sitio" -- "Borrar datos de navegación" (se debe realizar por ocasión de forma manual)
• Safari: "Menú" -- "Historial" -- "Borrar Historial" -- "Todo el historial" (se debe realizar por ocasión de forma manual)

Interfaz gráfica

Función	Detalle
	Menú explorador: En este se presentan los módulos contenidos en Ugroo©, para ingresar hay que presionar sobre el nombre de la funcionalidad que se desee ingresar.
	Nuevo: Crear nuevo registro.
	Agregar: Agregar nuevo registro dentro de un grid.
	Guardar: Guarda nuevo registro.
	Eliminar: Borrar registro.
	Eliminar: Borra registro en grid.
	Exportar: Exporta los reportes del sistema y los configurados para la empresa correspondiente; se recomienda filtrar la información para que el proceso sea ágil.
	Imprimir: Imprime el documento(s) seleccionado(s), tanto los reportes estándar o los configurados para la empresa correspondiente.
	Actualizar página: Cancela todos los registros sin salvar y actualizar toda la información de la pantalla.
	Actualizar datos de grid: Actualiza solo la información presentada en el grid.
	Regresar: Cancelar todos los registros sin guardar y posicionar en la pantalla de la operación.
	Búsquedas: Cancelar todos los registros sin salvar y posicionar en la pantalla de búsqueda inicial de la sección en donde se posicione, pudiendo ser la del encabezado o la del detalle de la operación.
	Elegir columnas: Permite mostrar u ocultar columnas en los grid que se presentan en el sistema.
	Búsqueda avanzada: Realizará una consulta con los campos de la pantalla en la que se está ingresando. Se puede realizar esta actividad mediante las siguientes opciones: 1) Contiene, 2) No contiene, 3) Igual a, 4) Diferente a, 5) Empiece por, 6) Termina por, 7) Mayor que, 8) Menor que, 9) Mayor o igual que y 10) Menor o igual que. Dando oportunidad a generar búsquedas por rangos, varios filtros al mismo tiempo o que solo cumplan cualquiera de las opciones indicadas:
	Buscar: Realiza búsqueda avanzada.
	Búsqueda de catálogo u operación: Apoya buscando catálogos u operaciones para generar un registro.
	Aceptar: Confirma búsqueda de selección.
	Estatus: Funcionalidad para cambiar de estatus las operaciones seleccionadas en grid.
	Procesar: Realiza las transacciones seleccionadas.
	Cantidad de registros a presentar: Esta opción permite mostrar la cantidad de registros que se presentan en la pantalla de consulta.
	Paginación de información: Permite desplazarse entre la paginación de información presentada en grid.
	Resumen de registros: Presenta la cantidad de registros presentados en la página y el total de registros en el módulo.
	Diagrama de lista de materiales: Identifica los artículos de tipo "Fabricado" y muestra el diagrama de la lista de materiales con todos niveles inferiores.
	Copiar: Copia la lista de materiales desde otro artículo fabricado.
	Agregar: Agrega nuevas operaciones en la ruta de operaciones incluyendo los materiales seleccionados.
	Quitar: Remueve de la ruta de operaciones las actividades seleccionadas.
	Crear: Agrega una nueva operación a la ruta de operaciones, sin materiales.
	Copiar ruta de operaciones: Copia la ruta de operaciones desde otro artículo fabricado.
	Ayuda: Proporciona una explicación detallada de la pantalla en la que se encuentra.

Procesos definidos

En la etapa de diseño, se especifican a detalle los procesos, en los cuales se identificaron las mejoras prácticas y puntos de control que deberían quedar implementadas con la ayuda de Ugroo©; esta actividad se realizó en conjunto con los usuarios líderes y el equipo de consultoría de Ugroo, resultando los siguientes diagramas de proceso para el módulo de comercial.

COMERCIAL

Alta de prerrequisitos

Los prerrequisitos son aquellas configuraciones necesarias para poder operar en forma eficiente y de acuerdo con la estrategia de la empresa. Así como se redefinen reglas de negocio, procesos operativos y administrativos.

Tipos de clientes

Los tipos de cliente nos ayudarán a clarificar o segmentar a los clientes, permitiendo generar estrategias de venta para cada tipo de cliente, como la definición de listas de precios, tipos de producto para cada segmento, formas de pago y otras técnicas para generar mayores ventas.

Para el alta ingresar a la Ruta: Ugroo© > Menú > Comercial > Catálogos > Clientes > Tipos de clientes

Un tipo de cliente es una clasificación de los clientes de una empresa según distintos criterios, como su frecuencia de compra, el tipo de producto que compran, su antigüedad, su estatus, o el volumen de compras en un período de tiempo determinado.

Algunos tipos de clientes son:

• Cliente ocasional: Compra por primera vez o lo hace de manera esporádica.
• Cliente de compra regular: Repite la compra en el establecimiento, aunque a veces también consume en la competencia.
• Cliente de compra frecuente: Siempre compra los productos o servicios que vende la empresa.
• Cliente-embajador: Es un cliente de compra frecuente que comparte las bondades de la marca con sus familiares o compañeros.
• Cliente potencial: Ha mostrado interés, pero aún no ha realizado una compra.
• Cliente satisfecho: Está contento con el producto o servicio y es probable que vuelva a comprar.
• Cliente insatisfecho: Ha tenido una mala experiencia y lo ha manifestado a la marca.

Además, se puede diferenciar entre cliente directo e indirecto:

• El cliente directo es aquel a quien la empresa vende sus productos o servicios.
• El cliente indirecto es aquel que se beneficia de los productos o servicios de la empresa, pero no los adquiere directamente.

En este módulo se definen los Códigos y descripciones de los tipos de clientes; estas le permitirán identificar los diferentes objetivos de la producción y comercialización.

Para la creación o modificación de un registro deberá:

1. Generar alta de tipos de clientes "+Nuevo"
2. Colocar datos de obligatorios:
   1. Código de tipos de clientes,
   2. Descripción de tipos de clientes,
3. Guardar registro.

Tipo contable de cliente

Este tipo va relacionado con la relación del cliente con la contabilidad de la empresa

Ruta: Ugroo© > Menú > Comercial > Catálogos > Clientes > Tipo contable de cliente

En contabilidad, los clientes se clasifican en el Grupo 4 del Plan de Cuentas. Los clientes y deudores son parte de este grupo, junto con los proveedores y acreedores.

Para contabilizar un pagaré recibido de un cliente, se debe registrar en la cuenta 431, que es la cuenta de clientes y efectos comerciales a cobrar.

Los clientes pueden ser clasificados en activos o inactivos, según el nivel de actividad que tengan:

• Los clientes activos son aquellos que realizan compras de manera frecuente o lo hicieron recientemente.
• Los clientes inactivos son aquellos que no han realizado una compra en un tiempo considerable.

Para identificar a los clientes activos y a los inactivos, se pueden realizar actividades especiales para retener a los primeros y recuperar a los segundos.

Los códigos y descripciones de tipo contable de cliente; permitirán identificar los movimientos contables correspondiente al cliente.

Para la creación o modificación de un registro deberá:

1. Generar alta de tipo contable de cliente "+Nuevo",
2. Colocar datos de obligatorios:
   1. Código de los tipos contable de cliente,
   2. Descripción de los tipos contable de cliente,
3. Guardar registro.
4. En caso de actualizar la información presionar el vínculo correspondiente y volver a guardar.

Clientes

Un cliente es una persona o entidad que adquiere un producto o servicio de una empresa o proveedor, a cambio de un pago o retribución.

El cliente puede ser un consumidor que busca satisfacer una necesidad, resolver un problema o complacer un deseo

Los clientes pueden ser precargados, o darse de alta en el momento de la venta.

Ruta: Ugroo© > Menú > Comercial > Catálogos > Clientes > Clientes

El alta de clientes es de total importancia, ya que son las empresas o personas con las que se harán transacciones por medio del ERP por lo que cuanto más completa se tenga la información, más estadísticas e información se puede generar.

Para la creación o modificación de un registro deberá, generar alta de cliente "+Nuevo"

1. Código, se autogenera en el alta
2. Descripción o Nombre del cliente
3. RFC. Es la identificación fiscal del cliente
4. Estatus, debe estar ACTIVO para poder hacer transacciones con el cliente.

GENERALES

5. Seleccionar el Tipo de cliente del catálogo, del cual se van a derivar estrategias comerciales
6. Moneda con la que se harán las transacciones con el cliente
7. Serie de Factura,
8. Forma de Pago, forma principal de pago del cliente o la que tiene autorizada como principal.
9. Uso de comprobante, se ocupa para la generación de facturas.
10. Prioridad del cliente ante otros clientes.
11. Vendedor, se selecciona el vendedor al que está asignado el cliente.
12. Banco, al que hará transferencias este cliente
13. Oficina o sucursal del banco
14. Cuenta de pago, en donde se harán los depósitos
15. Régimen fiscal, se ocupa para las facturas.
16. Embarque anticipado, se habilita si se permitirán embarques anticipados
17. Embarque programado, se habilita si las entregas a este cliente deben ser programadas.

DIRECCIÓN FISCAL

19. Dirección fiscal, es la dirección que se usará para la facturación.
20. País, de la dirección fiscal
21. Estado, de la dirección fiscal
22. Municipio, de la dirección fiscal
23. Localidad, de la dirección fiscal
24. Código postal, de la dirección fiscal
25. Colonia, de la dirección fiscal

DIRECCIÓN DE ENTREGA

26. Dirección de entrega, es la dirección a la que se enviarán los productos.
27. País, de la dirección de entrega
28. Estado, de la dirección de entrega
29. Municipio, de la dirección de entrega
30. Localidad, de la dirección de entrega
31. Código postal, de la dirección de entrega
32. Colonia, de la dirección de entrega

CONTACTO

33. Nombre del contacto
34. Puesto del contacto
35. Teléfono del contacto
36. Correo electrónico del contacto

CONTABILIDAD

37. Tipo contable de cliente, se selecciona del catálogo
38. Días de crédito, días que se le otorgan al cliente para pagar
39. Límite de crédito, monto máximo que se le puede vender a crédito a este cliente

OBSERVACIONES

40. Observaciones, se pueden poner comentarios o notas sobre el cliente.

Guardar registro.

En caso de actualizar la información presionar el vínculo correspondiente y volver a guardar.

Actividades comerciales

En esta sección se describen las actividades que se realizan en el módulo comercial, las cuales son:

• Captura de encabezado de orden de venta o contrato
• Captura de partidas de orden de venta
• Control de precios de venta
• Fórmula de precios
• Revisión de transacciones
• Revisión de existencias
• Requisiciones de compra

Captura de encabezado de orden de venta o contrato

Una orden de venta es un documento que confirma la intención de compra de un cliente. En ella se detallan los productos o servicios que el cliente desea adquirir, así como las condiciones de la venta, como el precio, la cantidad, la fecha de entrega y la forma de pago.

La orden de venta es un documento interno de la empresa que se utiliza para gestionar el proceso de venta, desde la recepción del pedido hasta la entrega del producto o servicio. También puede ser utilizada como un contrato de venta entre la empresa y el cliente.

Para generar una orden de venta, se debe ingresar a la ruta: Ugroo© > Menú > Comercial > Operaciones > Orden de venta

En esta pantalla se pueden ver las órdenes de venta existentes, así como crear nuevas órdenes de venta.

Para crear una nueva orden de venta, se debe presionar el botón "+Nuevo".

En el encabezado de la orden de venta se deben capturar los siguientes datos:

1. Cliente: Seleccionar el cliente al que se le va a vender.
2. Fecha: Fecha en la que se está creando la orden de venta.
3. Fecha de entrega: Fecha en la que se debe entregar el producto o servicio.
4. Moneda: Moneda en la que se va a realizar la venta.
5. Tipo de cambio: Tipo de cambio de la moneda seleccionada.
6. Almacén: Almacén del que se van a surtir los productos.
7. Vendedor: Vendedor que está realizando la venta.
8. Forma de pago: Forma en la que el cliente va a pagar.
9. Uso de CFDI: Uso que se le va a dar al comprobante fiscal.
10. Método de pago: Método de pago que va a utilizar el cliente.
11. Observaciones: Cualquier observación o comentario sobre la orden de venta.

Una vez capturados los datos del encabezado, se deben capturar las partidas de la orden de venta.

Captura de partidas de orden de venta

Las partidas de la orden de venta son los productos o servicios que el cliente desea adquirir.

Para capturar una partida, se debe presionar el botón "Agregar" en la sección de partidas.

En cada partida se deben capturar los siguientes datos:

1. Artículo: Seleccionar el artículo que se va a vender.
2. Cantidad: Cantidad del artículo que se va a vender.
3. Precio: Precio unitario del artículo.
4. Descuento: Descuento que se aplicará al artículo.
5. Importe: Importe total de la partida (se calcula automáticamente).
6. Almacén: Almacén del que se va a surtir el artículo.
7. Fecha de entrega: Fecha en la que se debe entregar el artículo.

Una vez capturadas todas las partidas, se debe presionar el botón "Guardar" para guardar la orden de venta.

Control de precios de venta

El control de precios de venta permite definir los precios de venta de los artículos, así como los descuentos que se pueden aplicar.

Para acceder al control de precios de venta, se debe ingresar a la ruta: Ugroo© > Menú > Comercial > Catálogos > Precios de venta

En esta pantalla se pueden ver los precios de venta existentes, así como crear nuevos precios de venta.

Para crear un nuevo precio de venta, se debe presionar el botón "+Nuevo".

En el formulario de precio de venta se deben capturar los siguientes datos:

1. Artículo: Seleccionar el artículo al que se le va a definir el precio.
2. Moneda: Moneda en la que se va a definir el precio.
3. Precio: Precio de venta del artículo.
4. Fecha de inicio: Fecha a partir de la cual aplica el precio.
5. Fecha de fin: Fecha hasta la cual aplica el precio.
6. Estatus: Estatus del precio de venta (Activo o Inactivo).

Una vez capturados los datos, se debe presionar el botón "Guardar" para guardar el precio de venta.

Fórmula de precios

La fórmula de precios permite definir fórmulas para calcular los precios de venta de los artículos.

Para acceder a la fórmula de precios, se debe ingresar a la ruta: Ugroo© > Menú > Comercial > Catálogos > Fórmula de precios

En esta pantalla se pueden ver las fórmulas de precios existentes, así como crear nuevas fórmulas de precios.

Para crear una nueva fórmula de precios, se debe presionar el botón "+Nuevo".

En el formulario de fórmula de precios se deben capturar los siguientes datos:

1. Nombre: Nombre de la fórmula.
2. Fórmula: Fórmula para calcular el precio. La fórmula puede incluir variables como el costo del artículo, el margen de utilidad, etc.
3. Estatus: Estatus de la fórmula (Activo o Inactivo).

Una vez capturados los datos, se debe presionar el botón "Guardar" para guardar la fórmula de precios.

Revisión de transacciones

La revisión de transacciones permite ver todas las transacciones que se han realizado en el módulo comercial.

Para acceder a la revisión de transacciones, se debe ingresar a la ruta: Ugroo© > Menú > Comercial > Reportes > Transacciones

En esta pantalla se pueden ver todas las transacciones, así como filtrarlas por diferentes criterios, como fecha, cliente, artículo, etc.

Revisión de existencias

La revisión de existencias permite ver las existencias de los artículos en los diferentes almacenes.

Para acceder a la revisión de existencias, se debe ingresar a la ruta: Ugroo© > Menú > Inventarios > Reportes > Existencias

En esta pantalla se pueden ver las existencias de los artículos, así como filtrarlas por almacén, artículo, etc.

Requisiciones de compra

Las requisiciones de compra se generan cuando no hay suficientes existencias de un artículo para surtir una orden de venta.

Para generar una requisición de compra, se debe ingresar a la ruta: Ugroo© > Menú > Compras > Operaciones > Requisiciones de compra

En esta pantalla se pueden ver las requisiciones de compra existentes, así como crear nuevas requisiciones de compra.

Para crear una nueva requisición de compra, se debe presionar el botón "+Nuevo".

En el formulario de requisición de compra se deben capturar los siguientes datos:

1. Almacén: Almacén para el que se va a comprar el artículo.
2. Artículo: Artículo que se va a comprar.
3. Cantidad: Cantidad del artículo que se va a comprar.
4. Fecha requerida: Fecha en la que se requiere el artículo.
5. Observaciones: Cualquier observación o comentario sobre la requisición.

Una vez capturados los datos, se debe presionar el botón "Guardar" para guardar la requisición de compra.